Perfil

  • País: España Sector: Asesorías y despachos profesionales
  • Nº de empleados: 10
  • Perfil del cliente : Asesoría en materia fiscal.
  • Software y servicios: Microsoft SharePoint Server.

 

Ejemplos gráficos de la solución implementada:

  • FAST Search: Potente motor de búsquedas capaz de localizar palabras clave incluso en el contenido de documentos.

  • Compatibildad: 100% compatible con documentos Microsoft Office, PDF y soporte para cualquier tipo de documento en general.

  • Funcionalidad de calendarios compartidos: Permite sincronizar a todos los usuarios y tener la información y documentación disponible a un simple click en cualquier momento.

Santiago de Armas y Asociados

"Desde la implantación de SharePoint en nuestro despacho, dedicamos el tiempo a realizar nuestro trabajo real en lugar de perderlo localizando documentación."

Dª. Dolores Rodríguez, Jefa de Administración.

Compañía

Santiago de Armas y Asociados, es un despacho profesional dedicado a la asesoría en material fiscal. Con más de 20 años de actividad, la empresa cuenta con una cartera fija de más de 200 clientes que confían en ellos.

Situación

Tras más de 20 años de actividad, la cantidad de documentación generada por el despacho, había llegado a ocupar el 90% del espacio físico disponible en sus oficinas, hasta el punto de que había una sala destinada exclusivamente a almacenar archivadores enteros.

Se calculaba que la inmensa mayoría de esta documentación estaba obsoleta y que muy rara vez se llegaría a consultar. Además, el tiempo perdido en buscar documentación en esta situación había llegado a un límite en el que se producían retrasos en las citaciones, repercutiendo directamente en el servicio prestado al cliente.

Para solucionar la problemática se decidió que era necesaria la implantación de un buen sistema de gestión documental y archivo, con el fin de reducir tiempos administrativos, costes de almacenamiento, y que los usuarios pudieran centrarse en su actividad real.

Solución

Para resolver la situación del despacho, se necesitaba un sistema flexible y eficaz que permitiera almacenar de manera organizada grandes cantidades de documentación, y a la vez de permitir realizar búsquedas instantáneas de la misma.

La arquitectura WEB de SharePoint Server 2010 es perfecta para esto. Permitiendo crear un portal por cliente y organizarlo de la manera más conveniente posible.

La tecnología "FAST search" permite realizar búsquedas muy potentes en segundos, permitiendo obtener resultados a partir de un título, CIF, nombre de cliente, siendo capaz incluso de buscar en el interior de documentos.

Además es 100% compatible con documentos PDF y Microsoft Office Word y Excel.

Un escáner de última generación, capaz de escanear 50 páginas a doble cara en muy poco tiempo fue el complemento perfecto para SharePoint Server.

Finalmente, la funcionalidad de calendarios compartidos, permiten a los usuarios estar en sincronía, y tener cada cita y documentación accesible con un click de ratón; todo esto directamente desde Microsoft Outlook.

Beneficios

Desde la implantación de SharePoint Server 2010 en la compañía, su organización interna ha mejorado de manera radical, beneficiando tanto a los usuarios del despacho como al servicio prestado a sus clientes.

A día de hoy, cada unidad de documentación que se genera, es almacenada en el sistema y asociada a su cliente o citación. Mediante metadatos, se guarda además la ubicación física de los mismos, por si es necesaria la consulta de los documentos originales.

Los usuarios solo necesitan revisar su agenda, recoger la documentación y salir a realizar su trabajo.

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